“ปกติเราทำเกือบๆ 2 วัน และ 2 วันนี่ก็ไม่ใช่ว่านั่งทำแต่รายงานการประชุมนะ แต่พอมาใช้ Vocalog ใช้เวลาโดยไม่รวมการทำงานอื่น ๆ ประมาณวันเดียวก็เสร็จ” คุณแบ๋ม - ฉัตราพร ผาสุขธรรม, เลขานุการผู้จัดการโรงงาน บริษัท พีวี วู๊ด จำกัด

บริษัท พีวี วู๊ด จำกัด เป็นผู้ผลิตไม้ปิดผิววีเนียร์ส่งออก ที่คุณแบ๋มได้เข้าไปทำหน้าที่งานเลขานุการทั่วไป ซึ่งหนึ่งในหน้าที่นั้นคือการเป็นผู้บันทึกการประชุม และทำรายงานการประชุมของบริษัท คุณแบ๋มจึงจะเข้าร่วมทุกการประชุมที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การประชุมระหว่างหัวหน้าแผนกประจำสัปดาห์ การประชุมประจำเดือน และการประชุมย่อยอื่นๆ ที่จะต้องติดตามผู้จัดการโรงงานในการเข้าร่วมประชุม&nbsp;

“สัปดาห์หนึ่งก็จะมีประชุมประมาณ 2 ครั้งค่ะ และมีประชุมประจำเดือนประมาณ 1 ครั้ง ครั้งละประมาณ 1 ชั่วโมงถึง 1 ชั่วโมงครึ่งค่ะ” คุณแบ๋มเล่า&nbsp;

ในการประชุมบริษัทบางวาระจะมีผู้บริหารซึ่งเป็นชาวจีนเข้าร่วมด้วย ซึ่งเวลาประชุม จะมีการพูดด้วยภาษาจีนสลับกับภาษาอังกฤษไปมา ทำให้ที่ผ่านมาคุณแบ๋มจะต้องคอยจดบันทึกประเด็นต่างๆ ระหว่างที่ประชุมให้ทัน พร้อมกับบันทึกเสียงการประชุมนั้นมาย้อนฟังทีหลังตอนทำรายงานอีกครั้งหนึ่ง&nbsp;

“ก่อนหน้านี้เราใช้วิธีบันทึกเสียง และคอยจดในที่ประชุม แล้วกลับมาฟังเสียงใหม่เพื่อมาเทียบกับที่จดเอาไว้ แล้วเอาเนื้อหาที่จดไว้เปรียบเทียบกับในเทปเพื่อขยายความและตรวจสอบความถูกต้องอีกทีหนึ่ง แต่เจ้านายเขาอยากให้การประชุมออกมาภายใน 2 วัน หลังจากการประชุม ก็คือประชุมวันนี้ พรุ่งนี้รายงานการประชุมต้องเสร็จ จากเดิมที่มักจะเอาการทำรายงานการประชุมไปทำในวันเสาร์-อาทิตย์ จึงจำเป็นต้องเร่งทำให้แล้วเสร็จภายใน 2-3 วัน” คุณแบ๋มเล่า&nbsp;

ถอดความการประชุมหลายภาษาให้เร็วขึ้น&nbsp;

คุณแบ๋ม ได้ขอให้ทีม IT ของบริษัทช่วยหาโปรแกรมถอดไฟล์เสียงมาให้ โดยเปรียบเทียบกับโปรแกรมอีกเจ้าหนึ่ง แล้วลองใช้ทั้งสองโปรแกรม&nbsp;

“เราลองถอดไฟล์เสียงจากตอนที่ยังอยู่ในช่วงทดลองใช้งานฟรีค่ะ เมื่อถอดความแล้ว ก็เอามาเทียบกันเลยว่าอะไรดีกว่ากัน แล้วพบว่า Vocalog แม่นกว่า” คุณแบ๋มเล่า &nbsp;

แต่เนื่องจากในที่ประชุม จะมีผู้บริหารที่พูดภาษาจีนสลับกับภาษาอังกฤษปนกันไป ทำให้ข้อความที่ถอดความจากระบบ Vocalog จะแสดงข้อความสลับภาษาไปมา ทำให้คุณแบ๋มจะใช้เวลาในการตรวจทานตอนเรียบเรียงเป็นภาษาเขียนสำหรับการทำรายงานมากขึ้น&nbsp;

“ถ้าพูดถึงความเร็ว ก็ช่วยเราได้ในระดับหนึ่งค่ะ แต่เนื่องจากว่าเจ้านายเป็นทั้งคนจีนและคนอังกฤษ เวลาที่ Vocalog ถอดภาษาจีนออกมาบางครั้งจะถอดเป็นภาษาคาราโอเกะ แล้วสลับกับตัวเขียนจีน หรือบางทีก็ได้ประโยคภาษาอังกฤษมาเลย ดังนั้นเราจะใช้เวลาไปกับการเรียงเรียงประเด็นค่อนข้างเยอะ” คุณแบ๋มเล่า&nbsp;

ลัดขั้นตอนการถอดความจากไฟล์เสียงให้เหลือ 1 วัน&nbsp;

เมื่อให้ Vocalog ถอดความเรียบร้อยแล้ว คุณแบ๋มอ่านข้อความที่ระบบถอดมาให้ เพื่อเปรียบเทียบกับสิ่งที่ตัวเองจดว่าตรงกัน หรือมีจุดไหนที่ต้องแก้ไขเนื้อหาเพิ่มเติม จากนั้นก็เรียบเรียงเป็นภาษาเขียนตามรูปแบบการบันทึกรายงานการประชุมของบริษัท&nbsp;

“ปกติเราทำเกือบๆ 2 วัน และ 2 วันนี่ก็ไม่ใช่ว่านั่งทำแต่รายงานการประชุมนะ แต่พอมาใช้ Vocalog ใช้เวลาโดยไม่รวมการทำงานอื่น ๆ ประมาณวันเดียวก็เสร็จ” คุณแบ๋มเล่า&nbsp; &nbsp;

สำหรับเลขานุการที่สนใจใช้งาน Vocalog ในการถอดไฟล์เสียงการประชุมออกมาเป็นข้อความ เพื่อจัดทำรายงานการประชุมให้รวดเร็วขึ้น สามารถทดลองใช้งานได้ฟรีที่ลิงค์ <a href="https://vocalog.visai.ai/th" target="_blank">Vocalog แอปแปลงไฟล์เสียงเป็นข้อความ</a>&nbsp;